パソコンが苦手なヨガティーチャーが突然のフリーズからデータを守るには

パソコンは苦手

パソコンに苦手意識を持っているヨガティーチャーは少なからずいらっしゃると思います。今回はそんなヨガティーチャーのために、パソコンの操作法をお伝えします。

丹精込めて行なったパソコン作業が無駄にならないよう、ぜひ参考にしてください。

作業中のファイル保存

今回お伝えするのは、パソコン操作の大切なこと。基本中の基本であり、知ってる人には当たり前のことですが、とても大切なことです。

それは作業中のファイル保存です。

パソコンは、ハードディスクにファイルを保存しています。たとえば、Wordでつくったファイルはハードディスク内の特定のフォルダに保存されていますね。そのファイルをダブルクリックすると、Wordが立ち上がりファイルの内容が読み込まれて画面に表示されます。

その画面上で編集しても、ハードディスク上のファイルには反映されません。単にWordに読み込んでいるファイルの内容を書き換えているだけです。したがって、ファイルの上書き保存をしない限り、Wordで行なった作業はハードディスク上のファイルには反映されないのです。

つまり、ファイルの保存をせずにWordを終了すれば、ファイルは元のままということです。もし突然停電が起きてパソコンが落ちたら、当然Wordも落ちてしまいますから、ハードディスクに保存していない情報は消えてしまいます。

これはWordに限ったことではありません。ファイルを読み込み編集する、ほとんどすべてのソフト(アプリ)で同様です。

実例

以前同僚だった営業マンの話です。プレゼンテーション用の資料をつくっていたところ、パソコンがフリーズして操作不能になり、やむなくパソコンを再起動しました。その際、未保存だったデータがすべて消えました。

作業のスタート時から、一度も保存の操作をしていなかったため、2時間かけて行なった作業がすべて無に帰したのです。2時間もの作業がなかったことになるのですから、もし自分にこんなことが起きたら、膝から崩れ落ちてしまいそうです。

対処法

このようなデータの消失を防ぐためにすること。それは「頻繁に上書き保存すること」です。

ほとんどのソフト(アプリ)では「ファイル」というメニューの中に「保存」という項目があります。それを選択することで、その時点での編集内容をファイルに保存(上書き保存)されます。

マウスで操作してもいいのですが、おすすめはショートカットキーを使うことです。ショートカットキーとは、キーボードを使ってパソコンの操作を簡単に行なうための機能で、複数のキーを組み合わせて操作します。

上書き保存のためのショートカットキーは、WindowsであればCtrl」キーを押しながら「s」キーを押します。Macの場合はcommand」キーと「sキーです。

ショートカットキーを使えば、キーボードから手を離しマウスに持ち替える手間が無いので、効率よく作業が続けられますね。

保存するタイミング

上書き保存するタイミングは、たとえばこんなときです。

  • 作業が一段落したとき
  • ファイルを開いたまま席を立つとき
  • 思い立ったとき

最初は慣れないかもしれませんが、パソコンで作業するときに必要な作業のひとつとして、習慣にしてしまいましょう。

自動保存する機能も

ちなみに、設定すれば自動的に保存してくれるソフト(アプリ)もあります。たとえば5分おきとか10分おきとか。便利な機能ですね。ただし、逆に保存したくない場合にも勝手に保存されてしまう点が、デメリットといえるかもしれません。

まとめ

ファイルの編集中はこまめに上書き保存をしましょう。

  • Windowsは「Ctrl」キーと「s」キー
  • Macは「command」キーと「s」キー
  • これらのショートカットキーと自動保存機能と併用する

なお、ハードディスクに保存されたファイルのバックアップについてはこちらをご覧ください。

ヨガビジネスでパソコンを使うなら、必ずやるべきこと

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